この記事の内容
訪問介護・訪問診療の事業所において、「サテライト型の多拠点展開」と「外国人スタッフの雇用」が重なったとき、 シフト管理の複雑さは一気に跳ね上がります。 本部拠点に加え、地域ごとにサテライトが3〜5か所あり、 そこにフィリピン人・インドネシア人・ベトナム人の介護士が点在している—— そんな事業所での声として、こんな声をよく聞きます。
この記事では、このような複合課題を抱えた訪問介護事業所が、 パシャシフトを使ってシフト管理をどう整理するか、 具体的な設定手順と運用フローを解説します。
1. 訪問介護が抱えるシフト管理の3つの構造問題
① 拠点ごとに管理が分断されている
サテライト型の訪問介護では、各拠点に責任者が1〜2名いるものの、 拠点をまたいだスタッフの融通（応援）は本部管理者が電話で調整するのが一般的です。 A拠点のBさんがC拠点をフォローできるかどうかを、 管理者が3人に電話してようやく確認できる——この「電話ジプシー」状態が常態化しています。
② 外国人スタッフの就労時間管理が属人化している
在留資格によって「週〇時間まで」という就労制限が異なります（詳細は次節）。 この管理を担当管理者が頭の中や個別のExcelシートで行っている事業所がほとんどです。 シフト作成のたびに「今月Cさんは何時間入ったっけ」と確認する手間が発生し、 計算ミスが残業代トラブルや在留資格更新への影響につながるリスクがあります。
③ シフト通知の言語の壁
日本語が流暢でない外国人スタッフにとって、 日本語の Excel シフト表は読み解くだけで時間がかかります。 「何時に、どこの利用者さんの家に行けばよいか」が直感的にわかるフォーマットで 伝えることが、ミスの減少と安心感の向上につながります。
2. 外国人介護士の在留資格別・就労時間制限一覧
2025年現在、介護分野で働く外国人スタッフが持つ主な在留資格と、 それぞれの就労時間制限をまとめます。 シフト管理上、特に重要なのは「週あたりの上限時間」と「フルタイム可否」です。
| 在留資格 | 就労時間の上限 | 備考 |
|---|---|---|
| 介護（在留資格「介護」） | 制限なし（フルタイム可） | 介護福祉士資格取得後に取得可能。正職員と同等に扱える。 |
| 特定技能1号（介護） | 制限なし（フルタイム可） | 上限なしだが、技能実習との組み合わせ期間に注意。 |
| 技能実習（介護） | 原則フルタイム・残業制限あり | 技能実習計画に沿った業務内容・時間管理が求められる。 |
| 留学（資格外活動許可） | 週28時間以内（長期休暇中は週40時間まで） | アルバイト雇用で最も多いパターン。超過は在留資格取消リスク。 |
| 家族滞在（資格外活動許可） | 週28時間以内 | 留学と同様の上限。複数の事業所で働く場合は合算。 |
3. サテライト拠点横断のスタッフ管理をどう実現するか
パシャシフトでは、組織の構造を 「拠点（ユニット）」 と 「スタッフ」 で表現します。 ひとりのスタッフを複数拠点に所属させることができるため、 「本部に所属しながらサテライトAにも応援で入れる」という状態をシステム上で表現できます。
応援スタッフの調整を「電話ジプシー」から解放する
AI シフト生成時に「サテライトAに月・水・金は最低2名」「サテライトBに火・木は最低1名」という需要を登録しておけば、 スタッフの空き状況・スキル・移動可能距離などを考慮したうえで自動配置が行われます。 管理者は生成されたシフトを確認・微調整するだけで済むため、 電話での調整作業がほぼゼロになります。
4. パシャシフトのセットアップ手順（5ステップ）
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拠点（ユニット）を登録する「設定 → ユニット管理」から本部・各サテライトを追加します。 各ユニットに「稼働曜日・時間帯・最低必要人数」を設定します。 例：サテライトA「月〜金、8:00–20:00、最低2名」
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スタッフを登録し、所属拠点と対応スキルを設定する「スタッフ管理」からスタッフを追加。国籍・在留資格は任意メモ欄に記録します。 各スタッフが対応できる拠点を「所属ユニット」として複数設定できます。 例：Cさん → 本部・サテライトA・サテライトB に対応
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在留資格別の就労時間制限を「制約」として設定する「制約管理」から「週の最大労働時間」を個人ごとに設定します。 留学・家族滞在ビザのスタッフには「週28時間以内」を設定することで、 AI シフト生成時に自動的に上限が守られます。 もし手動で超過するシフトを組もうとすると、ルール違反の警告が表示されます。
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スタッフの希望休・勤務可能時間を登録するスタッフ自身がアプリから希望を入力することも、管理者が代理入力することも可能です。 「月曜の午前は通院のため不可」「土曜は出勤可能」などを登録しておきます。
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シフトを自動生成して確認・公開する「シフト生成」ボタンを押すと、設定した需要・制約・希望を元にAIが数秒でシフト案を生成します。 管理者がガントチャート画面で微調整し、問題がなければ「公開」します。 公開と同時にLINE WORKSで各スタッフに通知が届きます（次節参照）。
5. LINE WORKSでシフトをスタッフに届ける
訪問介護の外国人スタッフの多くは、LINE WORKSを業務連絡ツールとして日常的に使っています。 パシャシフトはLINE WORKSと連携しており、 シフトが公開されると自動的に各スタッフのLINE WORKSにメッセージが届きます。
通知メッセージの例
メッセージは日本語ですが、 「日付・時刻・場所」という最低限の情報だけで構成されており、 日本語が苦手なスタッフでも内容を把握しやすい設計です。 スタッフが希望するなら、翻訳アプリを使えばワンタップで母語に変換できます。
6. まとめ：自動化で削減できる工数の目安
本部1 + サテライト4、スタッフ20名（うち外国人スタッフ8名）という規模の訪問介護事業所で パシャシフトを導入した場合の、月次の工数変化の目安を示します。
| 業務 | 導入前 | 導入後 | 削減時間/月 |
|---|---|---|---|
| シフト初稿作成 | 8〜12時間 | 1〜2時間（確認・微調整のみ） | 約8時間 |
| 拠点間の応援調整（電話） | 3〜5時間 | ほぼ自動（確認ベースで0.5時間） | 約4時間 |
| 外国人スタッフの就労時間集計 | 2〜3時間 | 0時間（制約設定で自動管理） | 約2.5時間 |
| シフト周知・確認連絡 | 2〜4時間 | 0時間（LINE WORKS自動通知） | 約3時間 |
| 合計削減時間 | 月17〜19時間 | ||
管理者の時給を仮に2,500円とすると、月あたり 40,000〜47,000円分の工数削減 に相当します。 パシャシフトの料金は1ユーザー100円/月（20名なら月2,000円）のため、 費用対効果は20倍以上になります。
- スタッフ15名以上（Excelの手動管理が限界に近づいている規模）
- 拠点が2か所以上（拠点横断の応援調整が発生している）
- 外国人スタッフが在籍している（就労時間管理の自動化メリットが大きい）
まずは14日間の無料トライアルで、自社のサテライト拠点構成を実際に設定してみることをお勧めします。 設定方法がわからない場合は、お問い合わせフォームからご相談いただければ、 担当者がオンラインでサポートします。