36協定・変形労働時間制に対応した
シフト表の作り方

2019年の働き方改革関連法施行により、36協定の時間外労働上限規制が罰則付きで適用されるようになりました。中小企業への猶予期間も2020年に終了しており、現在はすべての企業・事業所が上限規制を守る義務があります。シフト制の職場では、シフトを組む段階から時間外累計を意識しないと、月末になってから「今月Aさんがもう46時間の時間外になっている」と気づくことになります。

1. 36協定の基本：上限時間と罰則

シフト管理の観点から特に重要なのは「月45時間」の壁です。月末に近づいてから残業が多くなるのを防ぐためには、シフト作成の段階で「この人はあと何時間入れられるか」をリアルタイムで把握できる仕組みが必要です。

2. 変形労働時間制とシフト管理の関係

変形労働時間制とは、特定の週・日に所定労働時間を超えて働かせる代わりに、他の週・日は短縮することで、清算期間（1か月・3か月・1年）を通算して法定労働時間内に収める制度です。介護・医療・小売・製造業など、繁閑が大きい業種で広く採用されています。

3. Excel管理で起きる法令違反リスク

• 月末まで時間外累計がわからない：Excelはシフトを組んでも時間外の自動集計ができない。気づいたときには超過している。
• 変形労働の清算が手動計算：1か月単位の変形労働で、当月の総所定時間と実績の差を毎月手計算している事業所が多い。
• 特別条項の発動回数カウントが属人的：年6回の上限を誰が数えているのか曖昧で、超過しても気づかない。
• 変更の記録が残らない：シフト変更のたびにExcelを上書きすると、元のシフトとの差分（急遽の残業時間）が記録されない。

4. パシャシフトの設定手順

1. 所定労働時間と36協定の上限値を設定する

   「設定 → 労務設定」から、1日・週・月の所定労働時間と、36協定の時間外上限（月45h・年360h、または特別条項の値）を入力します。
2. 変形労働時間制の清算期間を設定する（採用している場合）

   「1か月単位」「1年単位」を選択し、清算期間の開始日と週平均の法定時間（40h）を設定します。これにより、シフト生成時に清算期間全体での総時間が法定内かチェックされます。
3. スタッフごとの月間時間外累計をリアルタイムで確認する

   シフトを組む過程で、各スタッフの「当月時間外累計」がダッシュボードに表示されます。40時間を超えると黄色、45時間を超えると赤でアラートが出ます。
4. 時間外上限に近いスタッフはシフト生成対象から自動除外する

   制約設定で「月間時間外〇時間以上のスタッフには時間外シフトを組まない」を設定できます。これにより、知らずに上限を超えてしまうリスクをゼロにできます。

5. 監査対応レポートの活用

労働基準監督署の調査が入った場合、「誰がいつ何時間働いたか」の記録を提出する必要があります。パシャシフトでは、月次・個人別の労働時間集計レポートをPDF出力できます。

記録保存の義務について

労働基準法第109条により、労働時間に関する記録は3年間の保存義務があります（2023年の法改正により、2024年4月以降は5年間に延長予定）。パシャシフトはクラウドで自動バックアップされるため、Excel管理で起きがちな「ファイルが消えた」「上書きして元のデータがない」という事態を防ぎます。