シフト管理システムへの移行を検討しながらも、「既存のExcelデータをどう移すか」「移行作業が大変そう」という理由でなかなか踏み出せない事業所は少なくありません。パシャシフトはこの課題をOCR（光学的文字認識）機能で解決しています。写真を撮るか、ファイルをアップロードするだけで、既存のシフト表を自動的に読み込めます。
「初期入力ゼロ」で移行できます
今月のシフトがExcelで完成している場合、そのファイルをアップロードするだけでパシャシフトに取込み完了。翌月からAI自動生成に切り替えられます。
1. 対応フォーマット一覧
Excel (.xlsx)
最もよくある形式。セルの構造を解析して自動マッピング
CSV (.csv)
Googleスプレッドシートからのエクスポートもそのまま可
写真 (.jpg/.png)
紙のシフト表をスマホで撮影してアップロード
PDF
PDF形式のシフト表もAIが解析して取込み
2. OCR取込みの操作手順
- 「OCR取込み」メニューを開く：シフト管理画面の「インポート」→「OCR取込み」を選択
- ファイルまたは画像をアップロードする：対応形式のファイルをドラッグ&ドロップ、またはスマホカメラで撮影して送信
- AIが自動解析する：独自AIがシフト表の構造（氏名・日付・時間帯）を解析。通常15〜60秒で完了
- プレビューで確認・修正する：読み取り結果をガントチャート形式でプレビュー表示。誤認識があれば個別修正
- 「取込み確定」で完了：確定するとシフトデータとして保存される
AIによる非同期処理で待ち時間なし
OCR処理はバックグラウンドで実行されます。アップロード後すぐに他の作業を続けられ、処理完了時に通知が届きます。大きなExcelファイルや複数シートも問題ありません。
3. 読み取り精度と修正の方法
独自AIを使った解析は、一般的なシフト表レイアウト（氏名が行、日付が列のマトリクス形式）で90%以上の精度で読み取れます。読み取りにくいケースとその対処法を以下に示します。
| 読み取りにくいケース | 対処法 |
|---|---|
| 手書き文字が含まれる | 手書き部分はデジタル文字より精度が下がる。デジタルフォントの部分のみ取込み→手書き部分を手動入力 |
| 独自の勤務コード（早・遅・夜など） | 初回取込み時にコード→時刻のマッピングを設定すると2回目以降は自動変換 |
| 複数シートにまたがるExcel | シートごとに取込みを実行。各シートを1拠点として認識させる |
| 写真が斜め・ぶれている | 撮り直しを推奨。真上から撮影し、全体が収まるように |
4. こんな場面で特に役立ちます
- システム移行の初月：既存のExcelシフトをそのまま取込んで、来月からの自動生成に備える
- 急遽の欠勤でシフト変更が生じた場合：紙で修正済みのシフトを写真で再取込みしてシステムに反映
- 他事業所からシフトを引き継ぐ場合：前任者のExcelシフトを受け取ってそのまま取込み
- 過去シフトの記録として保存：過去の紙シフトを写真で取込み、労働時間の記録として保管