飲食店・小売店・コールセンター——アルバイト・パートが多い職場では、毎月のシフト希望収集と周知に合計4〜5時間かかっているケースが珍しくありません。紙の希望用紙・LINE・口頭と手段がバラバラで、集計ミスが起きやすく、シフト確定後に「いつ出勤ですか？」という確認電話が来る——この繰り返しから抜け出す方法を解説します。
1. アルバイト・パート管理のあるある問題
① 希望収集が紙・LINE・口頭でバラバラ
「Aさんからは紙で、Bさんからはラインで、Cさんは口頭で言ってきた」という状況では、誰からも希望が届いているか確認するだけで30分〜1時間かかります。誰が未提出かを把握するのも一苦労です。
② 集計に数時間かかる
バラバラの手段で集まった希望をExcelに転記し、シフトを組む作業は職場によっては月2〜3時間を費やします。この時間は、店長・リーダーが本来の業務ではなく「事務作業」に使われる時間です。
③ 直前に「シフト確認の電話」が来る
シフト表を店舗に掲示しても、来られないスタッフへは電話やLINEで個別連絡が必要です。「今月いつ出勤ですか？」という問い合わせへの対応が、月に数十回発生することもあります。
2. 希望収集の自動化
パシャシフトでは、スタッフがスマホアプリから希望を申請できます。管理者は一覧画面で誰がいつ何を申請したかを確認でき、転記作業は不要になります。
- 申請締切の設定：「毎月25日締切」と設定すると、期限前にアプリでリマインドが届きます
- 未提出者の確認：管理画面で未提出スタッフが一目でわかります
- 代理入力：アプリが使えないスタッフの希望は管理者が代理入力できます
3. 学生アルバイトへの配慮
授業時間帯を「不可」に設定
学生アルバイトの場合、授業がある曜日・時間帯にシフトを入れることはできません。パシャシフトでは、スタッフごとに「不可」の時間帯を曜日・時間単位で設定できます。「月・水・金の10:00〜16:00は授業のため不可」と設定すれば、AIはその時間帯にそのスタッフを配置しません。
試験期間は希望休を優先
定期試験の前後は多くの学生が希望休を申請します。パシャシフトでは希望休を「絶対に外せない制約（Hard制約）」として扱うことも、「できれば配慮してほしい（Soft制約）」として扱うことも選択できます。試験期間の希望休はHard制約に設定することで、シフト生成時に必ず反映されます。
4. 留学生バイトの週28時間自動チェック
留学生ビザのアルバイトには、週28時間以内という就労制限があります（資格外活動許可の範囲）。この上限を超えると入管法違反になるため、シフト作成時に必ずチェックが必要です。
パシャシフトでは、スタッフの在留資格を設定することで、週28時間を超えるシフトが組まれないよう自動でチェックする機能があります。詳しくは 外国人労働者の就労時間チェック機能 の記事をご覧ください。
5. シフト通知と確認
LINE WORKSまたはアプリで公開通知
シフトを確定・公開すると、LINE WORKSで各スタッフに自動通知が届きます。スタッフはスマホでいつでも自分のシフトを確認できるため、「シフト確認の電話」が大幅に減ります。
既読確認で周知漏れをゼロに
LINE WORKSの既読機能を使えば、誰がシフトを確認したかを管理画面で把握できます。未確認のスタッフがいれば、個別にリマインドを送ることができます。
6. 工数削減試算
アルバイト・パート20名の職場での典型的な工数変化です。
| 業務 | 導入前 | 導入後 | 削減時間/月 |
|---|---|---|---|
| 希望収集・集計・転記 | 2〜3時間 | 0時間（アプリで自動集計） | 約2.5時間 |
| シフト初稿作成 | 3〜5時間 | 0.5〜1時間（自動生成後に確認のみ） | 約3.5時間 |
| シフト周知・確認対応 | 1〜2時間 | 0時間（LINE WORKS自動通知） | 約1.5時間 |
| 留学生の就労時間チェック | 0.5〜1時間 | 0時間（自動チェック） | 約0.5時間 |
| 合計削減時間 | 月約8時間 | ||
店長の時給換算（2,000円/時）で、月16,000円分の工数が削減できる計算です。スタッフ20名の料金は月2,000円のため、費用対効果は約8倍になります。